Visselblåsningspolicy – Gepe group

Gepe-koncernen strävar efter att uppnå öppenhet och en hög nivå av affärsetik inom vår organisation, inklusive alla företag i vår koncern. Vi strävar efter högsta möjliga standarder för transparens, ärlighet och ansvarstagande. Det är vårt mål att underlätta för våra anställda, och relevanta tredje parter som arbetar med företagen i Gepe gruppen, att komma fram och uttrycka allvarliga farhågor om företagets arbete. Denna visselblåsarpolicy informerar dig som visselblåsare om hur vi stöttar dig så att du tryggt kan uttrycka din oro, veta vem du ska kontakta och hur du gör en visselblåsarrapport (“visselblåsarrapport“).

Policyn beskriver vidare hur vi säkerställer att det stöd vi ger dig sker på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med lagen, inklusive direktiv (EU) 2019/1937 om skydd för personer som rapporterar överträdelser av unionsrätten (“visselblåsardirektivet“). Slutligen beskriver policyn också vilka rättigheter du har och hur du kan utöva dem.

1. Vem kan vara en visselblåsare?

Du som visselblåsare kan vara anställd i Gepe gruppen eller en person med egenföretagarstatus, aktieägare eller person som tillhör förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorganet för något företag i Gepe gruppen, samt en volontär och betald eller obetald praktikant. Du som visselblåsare kan också vara en person som arbetar under övervakning och ledning av entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer till oss.

Observera att du fortfarande kan vara en visselblåsare även om vår arbetsbaserade relation har upphört eller om den ännu inte har inletts.

2. Vem är ansvarig för visselblåsarrapporten?

Gepe Holding AG som koncernens yttersta holdingbolag är ansvarigt om du gör en visselblåsarrapport i enlighet med denna policy. Som sådan har vi ett ansvar att skydda dig, inklusive att inte avslöja din identitet för någon annan än de behöriga personer som tar emot din visselblåsarrapport (om du inte uttryckligen samtycker eller vi är skyldiga att avslöja dig enligt lag) och se till att du inte utsätts för repressalier.

Observera dock att du också har ett ansvar i denna policy för visselblåsning. Vi förväntar oss att du endast rapporterar information och personuppgifter som är relevanta för hanteringen av en viss visselblåsarrapport. Vi ber dig också att inte rapportera personliga arbetsrelaterade klagomål, såsom konflikter mellan dig och andra anställda eller ett beslut som rör din anställning eller ditt uppdrag. Personliga arbetsrelaterade klagomål bör tas upp med din handledare, chef eller HR-avdelningen på ditt företag. Dessa frågor kan inte undersökas inom ramen för visselblåsning.

3. Vad kan rapporteras i en visselblåsarrapport?

Visselblåsar tjänsten kan användas för att uppmärksamma Gepe group på allvarliga risker som påverkar individer, våra bolag/organisationer, samhället eller miljön.

Behandlingen får endast avse uppgifter om allvarliga oegentligheter rörande:

redovisning, intern redovisningskontroll, revisionsfrågor, bekämpning av mutor, bank- och ekonomisk brottslighet, eller

andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intressen eller enskilda personers liv eller hälsa, som t.ex. allvarliga miljöbrott, stora brister som rör säkerheten på arbetsplatsen och mycket allvarliga former av diskriminering eller trakasserier.

En person som slår larm behöver inte ha konkreta bevis för att uttrycka en misstanke. Det är dock förbjudet att medvetet rapportera falsk eller illvillig information. Missbruk av visselblåsartjänsten är en allvarlig disciplinär förseelse.

Visselblåsarteamet kan vägra att ta emot en rapport om:

– det påstådda beteendet inte är rapporteringsbart enligt dessa riktlinjer för visselblåsning

– anmälan inte har gjorts i god tro eller är illvillig

– det inte finns tillräcklig information för att möjliggöra ytterligare utredning

– ämnet i meddelandet redan har lösts

4. Hur kan du lämna in en visselblåsarrapport?

Du kan lämna in en visselblåsarrapport skriftligen eller muntligen, eller både och. Muntlig rapportering är möjlig per telefon eller via röstmeddelandesystem och, på begäran av dig, genom ett fysiskt möte med en sådan utsedd person som anges nedan.

Det finns olika sätt att ta upp ett problem:

Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller chef inom vår organisation.

Alternativ 2: Kontakta Gepe group’s visselblåsarteam direkt: Sven Pettersson (koncernchef), Daniela Betschart (HR Gepe Holding AG) och Sören Wilhelmsson (extern konsult) Kontakt: wb@gepe.com

Alternativ 3: Anonymt eller konfidentiellt meddelande via kommunikationskanalen för visselblåsare till visselblåsarteamet. Tjänsten hanteras av den externa parten Whistleblowing Solutions AB och är tillgänglig 24 timmar om dygnet. Lämna in en visselblåsarrapport i Whistlelink här: https://gepeholdingag.whistlelink.com

Vi kommer att bekräfta mottagandet av visselblåsarrapporten från dig inom sju dagar efter mottagandet. Vårt visselblåsarteam kommer att hålla kontakten med dig och, vid behov, be om ytterligare information från dig och senast tre månader efter mottagningsbekräftelsen, ge dig feedback.

Du kan välja att lämna in din visselblåsarrapport anonymt. Detta påverkar inte dina rättigheter och ditt skydd enligt EU:s visselblåsardirektiv. En fullständig anonymitet kan dock göra det svårare för oss att utreda frågan eller vidta de åtgärder som vi skulle vilja vidta.

Slutligen vill vi också informera dig om att om du har svårigheter eller om intern rapportering inte skulle vara lämplig, är det möjligt att lämna in en visselblåsarrapport externt till behöriga myndigheter och, i förekommande fall, till institutioner, organ, kontor eller byråer i ditt land eller EU.

5. Vilka är dina rättigheter?

Vi åtar oss att genomföra och upprätthålla nödvändiga och lämpliga åtgärder för att hindra alla former av repressalier mot dig på grund av att du har lämnat in en visselblåsarrapport, inklusive hot om repressalier och försök till repressalier.

En person som uttrycker genuin misstänksamhet eller misstanke i enlighet med dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt arbete eller drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av detta. Det spelar ingen roll om visselblåsaren har fel, förutsatt att han eller hon agerar i god tro.

Med hänsyn till integriteten för dem som anklagelserna riktas mot, och alla andra frågor om sekretess, kommer en visselblåsare att hållas informerad om resultatet av utredningen av anklagelserna.

I fall av påstådda brott ska visselblåsaren informeras om att hans/hennes identitet kan behöva avslöjas under rättsliga förfaranden.

6. Personuppgifter

Vårt mål är att alltid skydda de personuppgifter vi behandlar efter bästa förmåga. Det innebär att vi alltid åtar oss att värna om din integritet och att följa tillämplig personuppgiftslagstiftning, inklusive men inte begränsat till den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

När du lämnar in en visselblåsarrapport kommer vi att behandla de personuppgifter som ingår i rapporten för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt, bland annat, visselblåsardirektivet. Mer information om hur personuppgifter som ingår i en visselblåsarrapport behandlas finns här. https://www.whistlelink.com/privacy-notice/

Personuppgifter som ingår i en visselblåsarrapport och utredningsdokumentation raderas när utredningen är avslutad, med undantag för när personuppgifterna måste bevaras enligt andra tillämpliga lagar. Permanent radering utförs 90 dagar efter att utredningen har slutförts. Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras bör anonymiseras enligt GDPR; de bör inte innehålla personuppgifter genom vilka personer kan identifieras direkt eller indirekt.

7. Överföring av personuppgifter utanför EES

Uppgifterna lagras inom EU. Det finns ett allmänt förbud mot överföring av personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) om inte särskilda mekanismer används för att skydda uppgifterna. Denna riktlinje för visselblåsning omfattar inte potentiell överföring av personuppgifter från EES till dotterbolag eller moderbolag som är belägna utanför EES.

8. Hur kontaktar du oss?

Om du har några frågor om denna policy för visselblåsning och/eller hur du lämnar in en rapport om visselblåsning, vänligen kontakta oss via följande kontaktuppgifter:

Företagets kontaktuppgifter

Gepe Holding AG
Postbox 7313
CH-6302 Zug
Schweiz

Tel: +41 (41) 711 75 88
wb@gepe.com